Problemorientierter Prompt

Prompt	Erwartete Antwort	Ergebnis-Beispiel
Wie kann ich Nichtkonformitäten im Auditprozess so dokumentieren und kommunizieren, dass sie von den Adressaten verstanden werden und sie anschließend bereit sind, aktiv an Verbesserungen mitzuwirken?	Vorschläge	Die Dokumentation und Kommunikation von Nichtkonformitäten im Auditprozess ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass diese effektiv adressiert und behoben werden. Hier sind einige Schritte und Tipps, wie Sie dies erreichen können:

1. Klare und präzise Dokumentation:

Faktenbasiert: Beschreiben Sie die Nichtkonformität mit klaren Fakten und vermeiden Sie vage Aussagen. Nutzen Sie Daten und Beispiele, um Ihre Feststellungen zu untermauern.
Referenzierung: Beziehen Sie sich direkt auf die relevanten Anforderungen der Normen oder internen Richtlinien, gegen die verstoßen wurde.
Verständlichkeit: Verwenden Sie eine einfache und klare Sprache, die auch für Personen ohne spezifisches QM-Wissen verständlich ist.

2. Konstruktive Kommunikation:

Objektivität: Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation frei von persönlichen Meinungen ist und sich auf die Sache konzentriert.
Dialogorientierung: Führen Sie die Kommunikation als Dialog und nicht als Monolog. Hören Sie zu und lassen Sie Raum für Erklärungen der anderen Seite.
Positiver Ansatz: Betonen Sie das Ziel der kontinuierlichen Verbesserung und nicht die Schuldzuweisung.

3. Visualisierung:

Diagramme und Fotos: Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel, um die Nichtkonformität zu veranschaulichen. Bilder oder Diagramme können oft mehr sagen als Worte.
Ablaufdiagramme: Zeigen Sie auf, wo im Prozess die Nichtkonformität auftritt und wie sie den Gesamtprozess beeinflusst.

4. Lösungsorientierung:

Verbesserungsvorschläge: Bieten Sie mögliche Lösungen oder Verbesserungsansätze an, um die Nichtkonformität zu beheben.
Partizipation: Ermutigen Sie die Beteiligten, eigene Lösungsvorschläge einzubringen und Teil des Verbesserungsprozesses zu sein.

5. Follow-up:

Aktionsplan: Erstellen Sie einen klaren Aktionsplan mit definierten Verantwortlichkeiten und Fristen.
Nachverfolgung: Vereinbaren Sie Termine, um den Fortschritt der Verbesserungsmaßnahmen zu überprüfen.

6. Schulung und Unterstützung:

Weiterbildung: Bieten Sie Schulungen an, um das Verständnis und die Kompetenz im Umgang mit Nichtkonformitäten zu erhöhen.
Ressourcen: Stellen Sie sicher, dass die notwendigen Ressourcen für die Umsetzung der Verbesserungen zur Verfügung stehen.

Zusammenfassung:

Um Nichtkonformitäten im Auditprozess effektiv zu dokumentieren und zu kommunizieren, ist es wichtig, klar und präzise zu sein, einen konstruktiven und lösungsorientierten Dialog zu führen, visuelle Hilfsmittel zu nutzen, einen klaren Aktionsplan zu haben und Schulungen sowie Unterstützung anzubieten. Dies fördert das Verständnis und die Bereitschaft zur aktiven Mitarbeit an Verbesserungen. |